12 lời khuyên cho việc xây dựng đội nhóm ở nơi làm việc

Tại nơi làm việc, mọi người hay nói về việc xây dựng đội ngũ, làm việc theo đội nhóm, nhưng ít có người hiểu được cách làm thế nào để tạo ra kinh nghiệm làm việc theo nhóm hoặc làm thế nào để phát triển một đội ngũ hiệu quả. Thuộc về một nhóm, theo nghĩa rộng nhất, là kết quả của cảm giác là một phần của một cái gì đó lớn hơn bản thân bạn. Có rất nhiều thứ để làm với sự hiểu biết của bạn về nhiệm vụ hoặc mục tiêu của tổ chức.

Trong một môi trường làm việc theo nhóm, bạn đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Bạn làm việc với các thành viên đồng nghiệp của tổ chức để tạo ra kết quả. Mặc dù bạn có chức năng công việc cụ thể và bạn thuộc về một bộ phận cụ thể, bạn được thống nhất với các thành viên khác trong tổ chức để đạt được các mục tiêu tổng thể. Hình ảnh lớn hơn thúc đẩy hành động của bạn; chức năng của bạn tồn tại để phục vụ cho một bức tranh lớn hơn.

Bạn cần phải phân biệt ý nghĩa tổng thể của công việc theo nhóm từ nhiệm vụ phát triển đội ngũ lớn hiệu quả được hình thành để đạt được một mục tiêu cụ thể. Mọi người hay nhầm lẫn giữa các mục tiêu xây dựng của hai đội khác nhau.

Đó là lý do tại sao rất nhiều cuộc hội thảo nhóm, hội họp, khóa tu nghiệp và hoạt động được coi là thất bại bởi những người tham gia của họ. Các nhà lãnh đạo thất bại trong việc xác định nhóm họ muốn xây dựng. Phát triển ý thức tổng thể về làm việc theo nhóm khác với việc xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả, tập trung vào công việc của nhóm khi bạn xem xét cách tiếp cận xây dựng nhóm.

12 Cs cho Team Building

Các nhà quản lý, cán bộ quản lý và nhân viên của tổ chức đều học hỏi những cách cải thiện kết quả kinh doanh và lợi nhuận.

Nhiều người xem cơ cấu tổ chức dựa trên đội ngũ, theo chiều ngang, là thiết kế tốt nhất để thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên vào việc tạo ra thành công trong kinh doanh.

Dù cho bạn đang nỗ lực cải tiến nhóm của bạn: cải tiến liên tục, chất lượng tổng thể, sản xuất tinh giản hoặc các đội làm việc tự định hướng, bạn cũng đang phấn đấu để cải thiện kết quả cho khách hàng.

Tuy nhiên, rất ít các tổ chức hoàn toàn hài lòng với kết quả mà nhóm của họ nỗ lực cải thiện.

Nếu nỗ lực cải tiến của nhóm bạn không đáp ứng được mong đợi của bạn, bảng kiểm tra tự chẩn đoán này có thể cho bạn biết lý do. Xây dựng đội ngũ thành công, tạo ra các nhóm làm việc hiệu quả và tập trung, đòi hỏi phải chú ý đến từng vấn đề sau.

  • Đưa ra sự mong đợi rõ ràng: Lãnh đạo điều hành quản trị đã truyền đạt rõ ràng kỳ vọng của mình cho hiệu suất của đội và kết quả dự kiến hay chưa? Các thành viên của nhóm có hiểu tại sao nhóm đã được tạo ra hay chưa?

Tổ chức đã thể hiện sự quyết tâm của mục đích trong việc hỗ trợ nhóm với nguồn lực về con người, thời gian và tiền bạc hay chưa? Các nhà lãnh đạo điều hành đã thực sự nhấn mạnh rõ về công việc của nhóm như ưu tiên về mặt thời gian, sự thảo luận, chú ý và sự quan tâm hay chưa?

  • Bối cảnh: Thành viên nhóm có hiểu lý do tại sao họ tham gia vào nhóm không? Họ có hiểu chiến lược sử dụng các nhóm sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh đã được truyền đạt?

Các thành viên của nhóm có thể xác định được tầm quan trọng của đội mình trong việc hoàn thành các mục tiêu của công ty? Nhóm có hiểu rằng công việc của mình đã phù hợp với tổng thể bối cảnh của mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và các giá trị của tổ chức?

  • Cam kết: Các thành viên trong nhóm có muốn tham gia vào đội không? Các thành viên trong nhóm có cảm thấy nhiệm vụ của nhóm là quan trọng không? Các thành viên có cam kết hoàn thành sứ mệnh của đội và kết quả dự kiến?

Các thành viên trong nhóm nhận thấy dịch vụ của họ có giá trị đối với tổ chức và sự nghiệp của họ? Các thành viên trong nhóm có biết việc họ được công nhận từ những đóng góp của mình? Các thành viên của nhóm có mong muốn kỹ năng của họ được mở rộng và phát triển trong đội không? Các thành viên trong nhóm có vui mừng và thấy thách thức bởi cơ hội của đội không?

  • Thẩm quyền: Nhóm có cảm thấy rằng họ có những người thích hợp tham gia không? (Ví dụ, trong quá trình cải tiến qui trình, mỗi bước của quy trình có được trình bày trong nhóm không?) Liệu đội có cảm thấy rằng các thành viên có kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng để giải quyết các vấn đề mà nhóm đã được hình thành? Nếu không, đội có tiếp cận được sự trợ giúp cần thiết không? Nhóm có cảm thấy có đủ nguồn lực, chiến lược, và sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình?
  • Điều lệ: Nhóm đã thực hiện nhiệm vụ được chỉ định và thiết kế nhiệm vụ, tầm nhìn và chiến lược của mình để hoàn thành sứ mệnh hay chưa? Nhóm đã xác định và truyền đạt các mục tiêu của mình; kết quả dự kiến ​​cũng như những đóng góp, thời hạn; và làm thế nào để đo cả kết quả của công việc của mình và quá trình đội thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ của họ? Đội lãnh đạo hoặc nhóm điều phối khác có hỗ trợ những gì nhóm đã thiết kế?
  • Kiểm soát: Liệu đội có đủ tự do và quyền hành để cảm thấy quyền sở hữu cần thiết để hoàn thành điều lệ? Đồng thời, các thành viên trong nhóm có hiểu rõ ranh giới của họ không? Các thành viên có thể đi theo các giải pháp bao lâu? Các hạn chế (tức là nguồn kinh phí và thời gian) có được xác định khi bắt đầu dự án trước khi nhóm nghiên cứu gặp rào cản và có làm lại không?

Mối quan hệ báo cáo của nhóm và trách nhiệm giải trình được hiểu bởi tất cả các thành viên của tổ chức? Tổ chức có xác định quyền hạn của đội hay không? Để đưa ra khuyến nghị? Để thực hiện kế hoạch của mình? Đã có một quy trình đánh giá xác định để cả đội và tổ chức luôn nhất quán về hướng và mục đích hay chưa?

Các thành viên trong nhóm có chịu trách nhiệm về thời gian, cam kết và kết quả của dự án không? Tổ chức có kế hoạch tăng cơ hội tự quản lý trong các thành viên tổ chức không?

  • Cộng tác: Nhóm có hiểu được quá trình làm việc của nhóm và đội của mình hay không? Các thành viên có hiểu các giai đoạn phát triển nhóm mình hay không? Các cá nhân trong nhóm có hợp tác hiệu quả trong quá trình làm việc hay không? Mọi người có hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm của mình hay không? Thành viên nào sẽ là người đứng đầu và ai sẽ là người triển khai các hoạt động?

Nhóm có thể tiếp cận giải quyết vấn đề, cải tiến quy trình, thiết lập mục tiêu và đo lường cùng nhau? Các thành viên của nhóm có hợp tác để hoàn thành điều lệ đội không? Nhóm đã thành lập các định mức nhóm hoặc các quy tắc ứng xử trong các lĩnh vực như giải quyết xung đột, ra quyết định đồng thuận, và quản lý cuộc họp? Nhóm có sử dụng một chiến lược thích hợp để hoàn thành kế hoạch hành động của mình?

  • Truyền thông: Các thành viên trong nhóm có rõ ràng về mức độ ưu tiên của nhiệm vụ của mình hay không? Liệu có một phương pháp đã được thiết lập để các nhóm phản hồi và nhận phản hồi về thành tích một cách trung thực? Tổ chức có cung cấp thông tin kinh doanh quan trọng không?

Các nhóm có hiểu được bối cảnh hoàn chỉnh cho sự tồn tại của họ? Các thành viên trong nhóm có giao tiếp rõ ràng và trung thực với nhau không? Các thành viên trong nhóm có đưa ra nhiều ý kiến ​​khác nhau một cách thẳng thắn không? Có những mâu thuẫn có cần thiết được đưa ra và giải quyết?

Đổi mới Sáng tạo: Tổ chức có thực sự quan tâm đến sự thay đổi hay không? Liệu nó có giá trị tư duy sáng tạo, các giải pháp độc đáo, và những ý tưởng mới? Liệu nó có thưởng cho những người có những rủi ro hợp lý để thực hiện cải tiến? Hoặc liệu nó có thưởng cho những người phù hợp và duy trì nguyên trạng? Liệu nó có đào tạo, giáo dục, tiếp cận sách vở, và các chuyến đi thực địa cần thiết để kích thích tư duy mới?

  • Hậu quả: Mọi người trong nhóm có biết được trách nhiệm của mình và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho kết quả của nhóm mình hay không? Nhóm có được giải thưởng hay sự công nhận từ tổ chức khi đạt thành tích cao trong công việc hay không? Nhóm có được tôn trọng và khuyến khích trong tổ chức hay không? Các thành viên trong nhóm có sợ bị trả thù không? Có phải các thành viên trong nhóm dành thời gian để nêu ra vấn đề chứ không phải giải là quyết vấn đề?

Tổ chức có thiết kế các hệ thống khen thưởng được cả đội ngũ và cá nhân công nhận hay không? Tổ chức có lên kế hoạch chia sẻ lợi ích và tăng lợi nhuận với đội ngũ và cá nhân đã đóng góp hay không? Những người đóng góp có thể nhìn thấy tác động của họ lên thành công của tổ chức hay không?

  • Sự phối hợp: Các đội có phối hợp bởi một nhóm lãnh đạo trung tâm giúp các nhóm có được những gì họ cần cho sự thành công? Có ưu tiên và phân bổ nguồn lực đã được lên kế hoạch cho các phòng ban hay không? Các nhóm có hiểu được khái niệm về khách hàng nội bộ – quy trình tiếp theo, bất kỳ ai mà họ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ hay không?

Các nhóm đa chức năng chéo hoặc đa khoa có thường gặp và làm việc hiệu quả với nhau hay không? Tổ chức có phát triển định hướng tập trung vào khách hàng tập trung vào quy trình và tránh xa tư duy theo cách truyền thống hay không?

  • Thay đổi Văn hoá: Tổ chức có nhận thấy rằng, hoạt động nhóm, hợp tác, trao quyền, việc vận hành văn hóa tổ chức trong tương lai có khác với tổ chức phân cấp truyền thống giả sử như hiện tại? Tổ chức có lên kế hoạch hoặc quá trình thay đổi cách thức thưởng, công nhận, đánh giá, tuyển dụng, phát triển, lên kế hoạch, động viên và quản lý nhân sự hay không?

Tổ chức có lên kế hoạch để học hỏi từ những thất bại hay hỗ trợ rủi ro hợp lý hay không? Tổ chức có công nhận rằng càng thay đổi phong cách hỗ trợ các đội, thì sẽ càng nhận được nhiều thành quả hơn từ các đội?

Dành thời gian và sự chú ý vào từng điều trong mười hai mẹo này để đảm bảo rằng nhóm làm việc của bạn đóng góp hiệu quả nhất cho sự thành công trong kinh doanh của bạn. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ yêu bạn, công việc kinh doanh của bạn sẽ tăng lên và quyền lực của mọi người sẽ “sở hữu” và chịu trách nhiệm về các quy trình làm việc của họ. Cuộc sống công việc của bạn có tốt hơn thế này hay không?