5 cách để lãnh đạo nhóm từ xa có hiệu quả

Các công ty tiên tiến nhất hiện nay có tầm nhìn mâu thuẫn về năng suất của nhân viên. Google đã hậu ái dành riêng cho công nhân của mình những bữa ăn tự chọn miễn phí, truy cập phòng tập thể dục và phương tiện đưa đón đi làm với một nỗ lực là để giữ nhân viên và cho họ hạnh phúc. Facebook và Twitter cũng đã thực hiện một cách tương tự với nhân viên của mình

Đối với những ông lớn khác, như Automattic, GitHub và Mozilla, điều tốt nhất mà bạn có thể cung cấp cho nhân viên là tránh khả năng phải vào văn phòng. Cả ba công ty đều là công ty phân phối, nghĩa là hầu hết công nhân đều làm công việc của họ từ xa.

Mặc dù cả hai mô hình đều có ý nghĩa, loại mô hình thứ hai có thể có hiệu quả hơn nếu bạn khởi nghiệp mà không có khả năng cung cấp những suất ăn trưa miễn phí và mức phí 1.000 $ cho khoản khấu trừ hằng năm để nhập viện. Đối với những công ty như vậy, đi theo lộ trình phân tán sẽ cho phép bạn giảm chi phí, cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt và lựa chọn trong số những nhân viên giỏi nhất trong nước, bất kể địa lý.

Phần mềm cộng tác, hội nghị truyền hình và các công cụ dựa trên web đã loại bỏ các rào cản khi yêu cầu công nhân phải ở trong cơ sở. Kết quả là ngày càng có nhiều công nhân đang lựa chọn nhóm phân tán. Forrester Research dự đoán đến năm 2016, khoảng 43% lực lượng lao động Mỹ, hoặc 63 triệu người, sẽ liên lạc từ xa. Theo khảo sát của Regus, 68% công ty cho rằng việc cung cấp cho người lao động một môi trường linh hoạt đã dẫn tới doanh thu cao hơn.

Tất nhiên là bên cạnh đó cũng có một điểm bất lợi cho mô hình nhóm phân tán. Không phải ai cũng làm việc hiệu quả hơn khi họ làm việc từ xa – một số người tận dụng lợi thế và tránh bớt công việc trong khi họ được yêu cầu phải làm việc. Ngoài ra, cũng có thể rất khó để liên lạc với nhân viên từ xa khi có điều khẩn cấp xảy ra.

Nói cách khác, tuy có những thách thức nhưng chắc chắn không phải là không thể quản lý hiệu quả các nhóm từ xa. Tôi đã dẫn dắt cả các chuyên gia từ xa và trên trang web cũng như những người không chuyên nghiệp. Dưới đây là năm ví dụ thực tiễn tốt nhất cho các nhóm làm việc từ xa hàng đầu mà tôi đã tìm hiểu qua nhiều năm, một vài trong số đó đã được ứng dụng hiệu quả

Thiết lập các tiêu chuẩn truyền thông rõ ràng

Tùy thuộc vào loại công việc mà bạn làm, có thể phải tổ chức hàng ngày hoặc thậm chí là một vài cuộc họp hàng ngày để đảm bảo sự gắn bó của nhóm. Mandy Brown, CEO của Editorially, đã viết về nền tảng của sự hợp tác và được Vox Media mua bản quyền vào năm ngoái, trong đó cô ủng hộ các nhóm từ xa trao đổi thoải mái về mục đích công việc. Cô viết: “Trong một nhóm từ xa, việc xảy ra hiểu lầm giữa các nhân viên trong các nhóm phân tán khắp cả thời gian và địa lý đang tăng lên. Brown nói rằng có một cách hiệu quả để đảm bảo việc trao đổi tốt là ghi lại các cuộc họp để những ai có nhầm lẫn về những gì đã xảy ra có thể xem lại và nhìn vào hồ sơ. Truyền thông là chìa khóa dẫn đến những nhóm hoạt động từ xa và phân tán có hiệu quả. Thiết lập các tiêu chuẩn trong lúc trao đổi và yêu cầu việc tuân theo các chuẩn mực đó sẽ là rất quan trọng.

Tối ưu hóa đúng loại công cụ truyền thông

Các chuyên gia về năng suất sẽ cho bạn biết rằng cách tốt nhất để đảm bảo một người tham gia từ xa có tham gia đầy đủ trong cuộc họp là nói chuyện với họ thông qua hội nghị truyền hình. Nếu không, nhân viên sẽ chỉ gọi và sau đó tích hợp cuộc gọi hoặc thoát ra trong khi họ đang trong cuộc gọi.

Ngày nay, văn phòng có rất nhiều công cụ truyền thông để lựa chọn, bao gồm các mạng xã hội nội bộ, chatroom và những bảng trắng kỹ thuật số. Email chắc chắn là loại hình phổ biến nhất nhưng cũng có một vài người xem nó là phương thức kém hiệu quả nhất để giao tiếp. Đào tạo công nhân của bạn sử dụng các lựa chọn thay thế nhưng yêu cầu họ có cuộc hội nghị truyền hình khi làm việc trong nhóm phân tán của bạn.

Chú ý đến những gì đang xảy ra trong các nhóm

Giống như hầu hết các văn phòng, nếu bạn phân chia công việc cho các đội, hãy chắc chắn rằng họ đã làm chủ được việc giao tiếp một cách hiệu quả cao trong đội của mình. Ví dụ, nếu người quản lý dự án của bạn không nằm trong nhóm phát triển sản phẩm, bạn sẽ thấy rằng một số thành viên của nhóm đang làm việc về các khía cạnh của dự án mà không có ý nghĩa gì so với chiến lược tổng thể hoặc, tệ hơn, đó là họ đang làm việc trên cùng một nhiệm vụ theo những cách khác nhau. Bất kỳ nhóm lãnh đạo nào của các đội phân tán cũng đều phải là người truyền đạt có hiệu quả cao, có trách nhiệm với bạn cũng như với những đồng nghiệp của bạn là những người điều hành và luôn nắm chắc những gì mà mọi thành viên trong nhóm của họ đang làm việc vào lúc đó.

Làm cho mọi người có trách nhiệm với công việc

Như đã đề cập, sự cám dỗ chính trong tình huống làm việc từ xa hoặc cho các nhóm phân tán là mọi người sẽ tận dụng và trốn tránh công việc. Đó là lý do tại sao việc đặt ra một số mục tiêu và kỳ vọng cho mỗi nhân viên là điều quan trọng và đảm bảo rằng những mong đợi đó đang được đáp ứng. Cố gắng buộc sợi dây kết nối giữa quản lý vi mô và việc truyền đạt đơn thuần những mong muốn và kỳ vọng đó. Trong một số trường hợp, tình huống từ xa có thể không khả thi. Nếu bạn cho rằng đây là trường hợp như vậy, trước khi thực hiện sự thay đổi một cách mạnh mẽ, hãy kiểm tra dữ liệu (ví dụ: bản ghi VPN).

Chọn đối tác từ xa của bạn một cách khôn ngoan

Bởi vì khoảng cách vốn có trong công việc từ xa, bạn cần những người có nhân cách tốt và những người có khả năng tự xây dựng. Hãy chắc chắn rằng bạn phỏng vấn họ một cách kỹ lưỡng và kiểm tra tài liệu tham khảo. Nếu cảm thấy điều gì đó mà bạn cho là không đúng hoặc nhận ra có sự bất ổn trong thái độ, đừng nên bỏ qua những cảm giác bản năng của bạn.

Những thách thức lớn nhất mà tôi đã trải nghiệm qua trong việc lãnh đạo các nhóm từ xa hay phân tán đều bắt nguồn từ thái độ của một vài thành phần tiêu cực. Thái độ của họ làm hỏng việc quản lý của các đội hay dự án với những ai và những gì họ đang làm, điều này gây ra thiệt hại nhiều hơn về lâu dài. Một loại hình truyền thông kém thường là triệu chứng của một vấn đề thái độ. Nhìn lại, có những đường dẫn dẫn đến kết luận rằng những cá nhân này cần phải được “quản lý” hoặc chấm dứt. Sự hối tiếc duy nhất đó là không làm việc này sớm hơn trong những trường hợp như vậy và đó là những kinh nghiệm mà chúng ta học hỏi từ một lần và không bao giờ lặp lại lần nữa.

Làm việc với các nhóm phân tán có nghĩa là làm việc khác một chút. Bạn phải nỗ lực nhiều hơn vào nhiều khía cạnh của cuộc sống làm việc, bao gồm cả truyền thông và kiểm tra nhân viên tiềm năng.

Những người phát triển mạnh trong môi trường từ xa sẽ yêu cầu ít quản lý hơn và ít thời gian hơn so với những người lao động dựa vào các thiết bị của môi trường văn phòng. Trong cách sắp xếp này, bạn sẽ trở thành đối tác nhiều hơn là người nắm giữ một hệ thống quản lý từ trên xuống theo cấp bậc. Đối với những người mới bắt đầu làm việc có hiệu quả cao, việc tự do hoạt động chứng minh có sức hấp dẫn hơn so với bữa ăn trưa tự chọn miễn phí.