5 Phương Pháp Khoa Học Giúp Làm Việc Thông Minh Hơn Mà Không Tốn Nhiều Công Sức

Bạn đang làm việc thật sự rất là chăm chỉ. Nhưng trên thực tế, bạn có thể không cần phải tốn quá nhiều công sức như vậy, mà vẫn có thể làm tốt mọi việc một cách thông minh nhất.

Sau đây là 5 cách giúp mọi người có thể làm việc thông minh hơn được chia sẻ từ cô Belle Beth Cooper – một nhà sản xuất công cụ quản lý phương tiện truyền thông đại chúng tại Buffer –  đồng thời cũng chính là người đồng sáng lập của Exist.

Chia sẻ của Cooper:

Một trong những điều mà tôi yêu thích về văn hóa tại Buffer – đó là sự tập trung cao độ vào công việc và thực hiện nó một cách có logic nhất, thay vì làm việc liên tục mà không có điểm dừng. Nhóm của chúng tôi luôn dành nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, tập thể thao và giải trí, vì vậy chúng tôi luôn dễ dàng đạt được nhiều thành quả cao trong công việc của mình.

Làm việc miệt mài có thể dễ dàng trở thành một thói quen khiến bạn dễ sa đà vào công việc, mà không tìm được lối thoát. Đôi khi, chúng ta rất khó để hoàn tất công việc của mình trong một ngày, hoặc dành thời gian giải trí vào cuối tuần và ngừng suy nghĩ về công việc. Và chính điều này đã khiến chúng ta dễ rơi vào sự rập khuôn “luôn luôn làm việc”, thay vì làm việc một cách thông minh và có hiệu quả.

Sau đây, tôi muốn chỉa sẻ với các bạn 5 phương pháp khoa học giúp tránh được việc rập khuôn, máy móc trong công việc, đó là:

Nghỉ ngơi

Tôi đã từng đọc được một câu chuyện của Stephen Covey kể về một người tiều phu có một chiếc cưa gỗ đã bị cùn theo thời gian. Tuy nhiên, ông ta vẫn tiếp tục sử dụng nó để thực hiện công việc cưa gỗ hằng ngày của mình. Nếu ông tiều phu dừng việc cưa gỗ để mài lại chiếc cưa, thì có lẽ ông ta sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, cũng như công sức của mình trong một khoảng thời gian dài vất vả. Đây cũng chính là một ngụ ý về cuộc sống mà Covey muốn gửi gắm đến chúng ta.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng tưởng tượng rằng chiếc cưa là một tài sản cực kỳ quý giá của bạn, và việc mài cưa là một công việc giúp bạn bảo quản và lưu giữ tài sản đó. Đó là một quá trình cân bằng nhằm tự đổi mới bản thân ở 4 khía cạnh chính trong cuộc sống của bạn: thể chất, xã hội/ cảm xúc, tâm lý và tinh thần.

“Mài cưa” là một thói quen hoàn hảo xứng đáng được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội. Và theo tôi, không chỉ dừng ở đó, nó còn có thể mang đến cho bạn nhiều lợi ích khác trong công việc , đồng thời giúp bạn tránh lãng phí thời gian và công sức của chính mình.

Theo trung bình, não của chúng ta chỉ có thể tập trung vào công việc trong khoảng 90 phút. Sau đó là một đợt nghỉ giải lao ngắn (tối thiểu 15 phút) để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc. Vì thế, phương pháp nghỉ ngơi giữa các phiên làm việc là một phương pháp hữu hiệu đối với những người có quá nhiều công việc cần phải giải quyết.

Ngủ trưa.

Nghiên cứu cho thấy ngủ trưa sẽ giúp cải thiện chức năng nhận thức, tư duy sáng tạo, và hiệu suất bộ nhớ. Đặc biệt, giấc ngủ trưa mang lại rất nhiều lợi ích cho quá trình học tập bằng cách giúp bạn thu nhận và giữ thông tin tốt hơn và lâu hơn.

Giấc ngủ trưa đã thực sự cải thiện và giúp não bộ của bạn tăng cường trí nhớ. Theo nhà soạn thảo Max Read của Gawker: “Nghiên cứu cho thấy rằng khi dạng vật chất được ghi lại vào lần đầu tiên sẽ trở thành một dạng ký ức ở phần hồi cá ngựa (hippocampus) của não trước, do đó dạng ký ức này vẫn mang tính chất “dễ vỡ” và “dễ bị lãng quên”, đặc biệt khi não được yêu cầu ghi nhớ ngày càng nhiều hơn. Vì vậy, giấc ngủ trưa giúp dẫn ký ức vào tân vỏ não (neocortex), nơi lưu trữ bộ nhớ lâu dài của não nhằm ngăn không cho ký ức “ghi đè lên nhau”.

Hòa mình vào thiên nhiên.

Daniel Goleman – tác giả của cuốn sách Focus: The Hidden Driver of  Excellence, đã nói rằng việc dành thời gian hòa mình vào thiên nhiên sẽ giúp bạn cải thiện được khả năng tập trung tư tưởng và giải tỏa căng thẳng của bản thân.

Nghiên cứu của ông đã cho thấy rằng khi tảng bộ trên một con đường náo nhiệt sẽ không giúp não bộ thư giãn tối đa bằng khi tảng bộ trên một con đường tĩnh lặng.

Hãy dành thời gian trải mình vào thiên nhiên để tâm trí của bạn được thư giãn hoàn toàn và giúp bạn tập trung lâu hơn khi trở lại công việc.

Di chuyển và làm việc có kế hoạch.

Gần đây tôi đã đọc một bài đăng trên blog của Joel Runyon về một phương pháp mà ông gọi là “nơi làm việc của xe bỏng ngô” (do nhà phát triển Colin đã nghĩ ra)

Ý tưởng ở đây chính là bạn phải lên một danh sách các công việc một cách rõ ràng tại các quán cà phê, các không gian làm việc khác nhau như trong trường hợp của Colin để đạt được khối lượng công việc mà mình muốn thực hiện trong suốt cả ngày. Xe bỏng ngô được triển khai công việc bắt đầu với từng địa điểm được liệt kê trong danh sách.

Ông chia nhỏ danh sách việc cần làm của mình thành từng phần cho mỗi địa điểm mà ông đã lên kế hoạch sẽ ghé đến – và mỗi phần thành ba nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể. Một khi ông hoàn thành được những nhiệm vụ mà ông đã đặt ra tại địa điểm này, ông sẽ chuyển sang địa điểm tiếp theo trong danh sách để có thể tiếp tục công việc của mình.

Và tất nhiên, bạn có thể sắp xếp danh sách công việc của bạn tương tự như ý tưởng của ông Collin, nhưng điều quan trọng cần lưu ý ở đây đó là bạn cần đặt ra một điểm kết thúc rõ ràng dựa trên danh sách công việc của bạn, thay vì thời gian mà bạn sẽ tiếp tục di chuyển đến một địa điểm mới.

Để thực hiện các công việc một cách trôi chảy và hiệu quả nhất, Colin cần phải nghỉ ngơi giữa các phiên chuyển địa điểm. Nhờ vậy, ông đã làm việc hiệu quả hơn, tích cực hơn trong ngày kể từ khi ông bắt đầu kế hoạch này. Do đó, ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi như thế nào trong công việc hằng ngày. 

Kiểm tra email của bạn trước tiên.

Về cơ bản, rất ít người thường xuyên kiểm tra hộp thư của mình trước khi bắt đầu công việc khác, nhưng tôi đã làm như vậy và cảm thấy nó rất là hữu ích.

Nếu bạn làm việc trong một nhóm từ xa như chúng tôi làm tại Buffer – một xu hướng kinh doanh ngày càng phổ biến, phân nửa thành viên trong nhóm của bạn (hoặc nhiều hơn) sẽ luôn làm việc trong khi bạn đang nghỉ ngơi. Nếu bạn muốn thực hiện công việc một cách chặt chẽ với các thành viên khác, bạn cần phải kiểm tra email trước khi bắt đầu ngày làm việc của mình, để đảm bảo rằng bạn nắm rõ các nhiệm vụ tiếp theo phải giải quyết, sao cho phù hợp với tất cả các thành viên trong nhóm nhằm tăng tiến độ làm việc, cũng như hiệu quả tối ưu trong công việc.

Còn bạn có những mẹo nào để làm việc thông minh hơn không?

(Nếu bạn thích bài viết này, hãy xem 10 phương pháp khoa học của Cooper để có được một cuộc sống dễ dàng hơn nhé.)