Cách Viết và Gửi Email thế nào cho chuyên nghiệp

Khi bạn gửi tin nhắn email một cách chuyên nghiệp, điều thật sự quan trọng đó là phải đảm bảo rằng thông điệp gửi đi không có sai sót nào. Bạn không muốn để vuột mất một cơ hội bằng bất kỳ sai lầm nào – ngay cả trong cách bạn gửi email hoặc cách theo dõi các tin nhắn email của mình.

Cho dù bạn đang gửi email cho chủ của bạn một bức thư giới thiệu, thư cảm ơn, thư từ chức, hay yêu cầu một lá thư giới thiệu hoặc viết thư vì những lý do khách quan khác, bạn nên đảm bảo rằng email của mình luôn có tính tổ chức và chuyên nghiệp.

Dưới đây là những gì nên và không nên đưa vào trong thư, cách kết thúc, ký tên và cách gửi tin nhắn email của bạn.

Nguyên tắc cho tin nhắn Email Chuyên nghiệp

Dòng tiêu đề: Dòng tiêu đề nên truyền tải nhanh mục đích viết thư của bạn. Nó có thể đơn giản như là “Cảm ơn” hoặc “Yêu cầu Khuyến nghị”

Lời chào: Ngay cả khi bạn viết một email ngắn, hãy gửi lời chào. Nếu bạn biết tên của người nhận, hãy viết tên của họ vào. Trừ khi bạn đã quen biết người đó, hãy gọi họ theo chức danh.

Chiều dài: Giữ email càng súc tích càng tốt. Mọi người có xu hướng lướt qua những email dài, vì vậy chỉ nên bao gồm những thông tin thiết yếu.

Phông chữ: Tránh các phông chữ trang trí hoa văn, vui tươi hoặc có màu sắc; những điều này chỉ đơn giản làm sao lãng người nhận từ thông điệp thực của bạn. Tránh sử dụng chữ in đậm và in nghiêng, khiến email trở nên lộn xộn. Không viết bằng chữ in hoa; điều này xuất hiện trong email như là sự tức giận hoặc quá căng thẳng.

Biểu tượng cảm xúc: Không bao gồm các biểu tượng cảm xúc trong email chuyên nghiệp; điều này chỉ phù hợp cho các thư tín cá nhân.

Chính tả và ngữ pháp: Chỉ vì bạn đang viết một email không có nghĩa là bạn lúng túng về mặt chính tả và ngữ pháp. Chỉnh sửa email của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi. Một thông báo không có lỗi thể hiện cho người nhận biết rằng email của bạn nên được xem một cách nghiêm túc.

Kết thúc: Kết thúc bằng một đoạn ngắn “Cảm ơn”, “Tốt nhất” hoặc theo những cách đơn giản khác, và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email cho phép bạn gắn chữ ký với tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn vào mỗi email. Đây là một cách tuyệt vời để làm cho mỗi thư từ chuyên nghiệp hơn.

Làm thế nào để gửi tin nhắn email chuyên nghiệp

Đảm bảo tin nhắn của bạn đã hoàn thành

Trước khi bạn nhấn nút Gửi hãy kiểm tra để đảm bảo là bạn đã ghi dòng Chủ đề của email, bạn đã bao gồm chữ ký, bạn đang gửi thông báo cho đúng người liên hệ và bạn đã điền vào trường Bcc để gửi bản sao cho chính mình vì vậy bạn có bản ghi chép của tin nhắn email.

Chứng minh Email của bạn

Trước khi nhấn Gửi, cũng phải đảm bảo là bạn đã kiểm tra chính tả, ngữ pháp và viết hoa. Những điều này cũng quan trọng như trong các thư tìm kiếm việc làm qua email khi được viết bằng giấy.

Gửi Thông báo qua Email Kiểm tra

Trước khi bạn thực sự gửi đi email của mình, điều đầu tiên là gửi thông báo cho bạn để kiểm tra xem định dạng có hoạt động hay không. Nếu mọi thứ đã ổn, hãy gửi lại cho công ty hoặc cá nhân mà bạn đang gửi đến.

Gửi một bản copy cho chính bạn

Sử dụng trường Bcc để gửi một bản sao của email đến bản thân bạn để bạn có một bản ghi khi bạn gửi tin nhắn và bạn đã gửi nó đến ai.

Gửi bản sao của bạn

Với nhiều chương trình email, bạn có thể gửi lên các thư mục. Thiết lập một thư mục cho tất cả các email tìm kiếm việc làm của bạn và gửi bản sao của email bạn gửi trong thư mục tìm kiếm việc làm.

Kiểm tra email của bạn thường xuyên

Thời gian là cốt lõi khi bạn đang tìm kiếm việc làm. Điều quan trọng là kiểm tra email thường xuyên và thường xuyên để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quan trọng nào. Ít nhất, hãy kiểm tra email của bạn vào buổi sáng và trong thời gian đầu buổi chiều vì vậy bạn sẽ có thời gian để phản hồi kịp thời cho thư trả lời mà bạn nhận được.

Quy ước của E-mail về Tìm kiếm Việc làm

Nguyên tắc email tìm kiếm việc làm bao gồm những điều cần viết trong email tìm kiếm việc làm của bạn, cách định dạng email, cách đảm bảo email của bạn đã được đọc và các tin nhắn email tìm kiếm công việc mẫu.

Ví dụ  về tin nhắn Email:

  • Ví dụ về tin nhắn email
  • Làm thế nào để định dạng một tin nhắn email
  • Chữ ký Email mẫu