Cách Viết và Gửi Email thế nào cho chuyên nghiệp

Khi bạn gửi tin nhắn email một cách chuyên nghiệp, điều thật sự quan trọng đó là phải đảm bảo rằng thông điệp gửi đi không có sai sót nào. Bạn không muốn để vuột mất một cơ hội bằng bất kỳ sai lầm nào – ngay cả trong cách bạn gửi email hoặc cách theo dõi các tin nhắn email của mình.

Cho dù bạn đang gửi email cho chủ của bạn một bức thư giới thiệu, thư cảm ơn, thư từ chức, hay yêu cầu một lá thư giới thiệu hoặc viết thư vì những lý do khách quan khác, bạn nên đảm bảo rằng email của mình luôn có tính tổ chức và chuyên nghiệp.

Dưới đây là những gì nên và không nên đưa vào trong thư, cách kết thúc, ký tên và cách gửi tin nhắn email của bạn.

Nguyên tắc cho tin nhắn Email Chuyên nghiệp

Dòng tiêu đề: Dòng tiêu đề nên truyền tải nhanh mục đích viết thư của bạn. Nó có thể đơn giản như là “Cảm ơn” hoặc “Yêu cầu Khuyến nghị”

Lời chào: Ngay cả khi bạn viết một email ngắn, hãy gửi lời chào. Nếu bạn biết tên của người nhận, hãy viết tên của họ vào. Trừ khi bạn đã quen biết người đó, hãy gọi họ theo chức danh.

Chiều dài: Giữ email càng súc tích càng tốt. Mọi người có xu hướng lướt qua những email dài, vì vậy chỉ nên bao gồm những thông tin thiết yếu.

Phông chữ: Tránh các phông chữ trang trí hoa văn, vui tươi hoặc có màu sắc; những điều này chỉ đơn giản làm sao lãng người nhận từ thông điệp thực của bạn. Tránh sử dụng chữ in đậm và in nghiêng, khiến email trở nên lộn xộn. Không viết bằng chữ in hoa; điều này xuất hiện trong email như là sự tức giận hoặc quá căng thẳng.

Biểu tượng cảm xúc: Không bao gồm các biểu tượng cảm xúc trong email chuyên nghiệp; điều này chỉ phù hợp cho các thư tín cá nhân.

Chính tả và ngữ pháp: Chỉ vì bạn đang viết một email không có nghĩa là bạn lúng túng về mặt chính tả và ngữ pháp. Chỉnh sửa email của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi. Một thông báo không có lỗi thể hiện cho người nhận biết rằng email của bạn nên được xem một cách nghiêm túc.

Kết thúc: Kết thúc bằng một đoạn ngắn “Cảm ơn”, “Tốt nhất” hoặc theo những cách đơn giản khác, và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email cho phép bạn gắn chữ ký với tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn vào mỗi email. Đây là một cách tuyệt vời để làm cho mỗi thư từ chuyên nghiệp hơn.

Làm thế nào để gửi tin nhắn email chuyên nghiệp

Đảm bảo tin nhắn của bạn đã hoàn thành

Trước khi bạn nhấn nút Gửi hãy kiểm tra để đảm bảo là bạn đã ghi dòng Chủ đề của email, bạn đã bao gồm chữ ký, bạn đang gửi thông báo cho đúng người liên hệ và bạn đã điền vào trường Bcc để gửi bản sao cho chính mình vì vậy bạn có bản ghi chép của tin nhắn email.

Chứng minh Email của bạn

Trước khi nhấn Gửi, cũng phải đảm bảo là bạn đã kiểm tra chính tả, ngữ pháp và viết hoa. Những điều này cũng quan trọng như trong các thư tìm kiếm việc làm qua email khi được viết bằng giấy.

Gửi Thông báo qua Email Kiểm tra

Trước khi bạn thực sự gửi đi email của mình, điều đầu tiên là gửi thông báo cho bạn để kiểm tra xem định dạng có hoạt động hay không. Nếu mọi thứ đã ổn, hãy gửi lại cho công ty hoặc cá nhân mà bạn đang gửi đến.

Gửi một bản copy cho chính bạn

Sử dụng trường Bcc để gửi một bản sao của email đến bản thân bạn để bạn có một bản ghi khi bạn gửi tin nhắn và bạn đã gửi nó đến ai.

Gửi bản sao của bạn

Với nhiều chương trình email, bạn có thể gửi lên các thư mục. Thiết lập một thư mục cho tất cả các email tìm kiếm việc làm của bạn và gửi bản sao của email bạn gửi trong thư mục tìm kiếm việc làm.

Kiểm tra email của bạn thường xuyên

Thời gian là cốt lõi khi bạn đang tìm kiếm việc làm. Điều quan trọng là kiểm tra email thường xuyên và thường xuyên để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quan trọng nào. Ít nhất, hãy kiểm tra email của bạn vào buổi sáng và trong thời gian đầu buổi chiều vì vậy bạn sẽ có thời gian để phản hồi kịp thời cho thư trả lời mà bạn nhận được.

Quy ước của E-mail về Tìm kiếm Việc làm

Nguyên tắc email tìm kiếm việc làm bao gồm những điều cần viết trong email tìm kiếm việc làm của bạn, cách định dạng email, cách đảm bảo email của bạn đã được đọc và các tin nhắn email tìm kiếm công việc mẫu.

Ví dụ  về tin nhắn Email:

  • Ví dụ về tin nhắn email
  • Làm thế nào để định dạng một tin nhắn email
  • Chữ ký Email mẫu

5 Phương Pháp Khoa Học Giúp Làm Việc Thông Minh Hơn Mà Không Tốn Nhiều Công Sức

Bạn đang làm việc thật sự rất là chăm chỉ. Nhưng trên thực tế, bạn có thể không cần phải tốn quá nhiều công sức như vậy, mà vẫn có thể làm tốt mọi việc một cách thông minh nhất.

Sau đây là 5 cách giúp mọi người có thể làm việc thông minh hơn được chia sẻ từ cô Belle Beth Cooper – một nhà sản xuất công cụ quản lý phương tiện truyền thông đại chúng tại Buffer –  đồng thời cũng chính là người đồng sáng lập của Exist.

Chia sẻ của Cooper:

Một trong những điều mà tôi yêu thích về văn hóa tại Buffer – đó là sự tập trung cao độ vào công việc và thực hiện nó một cách có logic nhất, thay vì làm việc liên tục mà không có điểm dừng. Nhóm của chúng tôi luôn dành nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, tập thể thao và giải trí, vì vậy chúng tôi luôn dễ dàng đạt được nhiều thành quả cao trong công việc của mình.

Làm việc miệt mài có thể dễ dàng trở thành một thói quen khiến bạn dễ sa đà vào công việc, mà không tìm được lối thoát. Đôi khi, chúng ta rất khó để hoàn tất công việc của mình trong một ngày, hoặc dành thời gian giải trí vào cuối tuần và ngừng suy nghĩ về công việc. Và chính điều này đã khiến chúng ta dễ rơi vào sự rập khuôn “luôn luôn làm việc”, thay vì làm việc một cách thông minh và có hiệu quả.

Sau đây, tôi muốn chỉa sẻ với các bạn 5 phương pháp khoa học giúp tránh được việc rập khuôn, máy móc trong công việc, đó là:

Nghỉ ngơi

Tôi đã từng đọc được một câu chuyện của Stephen Covey kể về một người tiều phu có một chiếc cưa gỗ đã bị cùn theo thời gian. Tuy nhiên, ông ta vẫn tiếp tục sử dụng nó để thực hiện công việc cưa gỗ hằng ngày của mình. Nếu ông tiều phu dừng việc cưa gỗ để mài lại chiếc cưa, thì có lẽ ông ta sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, cũng như công sức của mình trong một khoảng thời gian dài vất vả. Đây cũng chính là một ngụ ý về cuộc sống mà Covey muốn gửi gắm đến chúng ta.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng tưởng tượng rằng chiếc cưa là một tài sản cực kỳ quý giá của bạn, và việc mài cưa là một công việc giúp bạn bảo quản và lưu giữ tài sản đó. Đó là một quá trình cân bằng nhằm tự đổi mới bản thân ở 4 khía cạnh chính trong cuộc sống của bạn: thể chất, xã hội/ cảm xúc, tâm lý và tinh thần.

“Mài cưa” là một thói quen hoàn hảo xứng đáng được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội. Và theo tôi, không chỉ dừng ở đó, nó còn có thể mang đến cho bạn nhiều lợi ích khác trong công việc , đồng thời giúp bạn tránh lãng phí thời gian và công sức của chính mình.

Theo trung bình, não của chúng ta chỉ có thể tập trung vào công việc trong khoảng 90 phút. Sau đó là một đợt nghỉ giải lao ngắn (tối thiểu 15 phút) để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc. Vì thế, phương pháp nghỉ ngơi giữa các phiên làm việc là một phương pháp hữu hiệu đối với những người có quá nhiều công việc cần phải giải quyết.

Ngủ trưa.

Nghiên cứu cho thấy ngủ trưa sẽ giúp cải thiện chức năng nhận thức, tư duy sáng tạo, và hiệu suất bộ nhớ. Đặc biệt, giấc ngủ trưa mang lại rất nhiều lợi ích cho quá trình học tập bằng cách giúp bạn thu nhận và giữ thông tin tốt hơn và lâu hơn.

Giấc ngủ trưa đã thực sự cải thiện và giúp não bộ của bạn tăng cường trí nhớ. Theo nhà soạn thảo Max Read của Gawker: “Nghiên cứu cho thấy rằng khi dạng vật chất được ghi lại vào lần đầu tiên sẽ trở thành một dạng ký ức ở phần hồi cá ngựa (hippocampus) của não trước, do đó dạng ký ức này vẫn mang tính chất “dễ vỡ” và “dễ bị lãng quên”, đặc biệt khi não được yêu cầu ghi nhớ ngày càng nhiều hơn. Vì vậy, giấc ngủ trưa giúp dẫn ký ức vào tân vỏ não (neocortex), nơi lưu trữ bộ nhớ lâu dài của não nhằm ngăn không cho ký ức “ghi đè lên nhau”.

Hòa mình vào thiên nhiên.

Daniel Goleman – tác giả của cuốn sách Focus: The Hidden Driver of  Excellence, đã nói rằng việc dành thời gian hòa mình vào thiên nhiên sẽ giúp bạn cải thiện được khả năng tập trung tư tưởng và giải tỏa căng thẳng của bản thân.

Nghiên cứu của ông đã cho thấy rằng khi tảng bộ trên một con đường náo nhiệt sẽ không giúp não bộ thư giãn tối đa bằng khi tảng bộ trên một con đường tĩnh lặng.

Hãy dành thời gian trải mình vào thiên nhiên để tâm trí của bạn được thư giãn hoàn toàn và giúp bạn tập trung lâu hơn khi trở lại công việc.

Di chuyển và làm việc có kế hoạch.

Gần đây tôi đã đọc một bài đăng trên blog của Joel Runyon về một phương pháp mà ông gọi là “nơi làm việc của xe bỏng ngô” (do nhà phát triển Colin đã nghĩ ra)

Ý tưởng ở đây chính là bạn phải lên một danh sách các công việc một cách rõ ràng tại các quán cà phê, các không gian làm việc khác nhau như trong trường hợp của Colin để đạt được khối lượng công việc mà mình muốn thực hiện trong suốt cả ngày. Xe bỏng ngô được triển khai công việc bắt đầu với từng địa điểm được liệt kê trong danh sách.

Ông chia nhỏ danh sách việc cần làm của mình thành từng phần cho mỗi địa điểm mà ông đã lên kế hoạch sẽ ghé đến – và mỗi phần thành ba nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể. Một khi ông hoàn thành được những nhiệm vụ mà ông đã đặt ra tại địa điểm này, ông sẽ chuyển sang địa điểm tiếp theo trong danh sách để có thể tiếp tục công việc của mình.

Và tất nhiên, bạn có thể sắp xếp danh sách công việc của bạn tương tự như ý tưởng của ông Collin, nhưng điều quan trọng cần lưu ý ở đây đó là bạn cần đặt ra một điểm kết thúc rõ ràng dựa trên danh sách công việc của bạn, thay vì thời gian mà bạn sẽ tiếp tục di chuyển đến một địa điểm mới.

Để thực hiện các công việc một cách trôi chảy và hiệu quả nhất, Colin cần phải nghỉ ngơi giữa các phiên chuyển địa điểm. Nhờ vậy, ông đã làm việc hiệu quả hơn, tích cực hơn trong ngày kể từ khi ông bắt đầu kế hoạch này. Do đó, ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi như thế nào trong công việc hằng ngày. 

Kiểm tra email của bạn trước tiên.

Về cơ bản, rất ít người thường xuyên kiểm tra hộp thư của mình trước khi bắt đầu công việc khác, nhưng tôi đã làm như vậy và cảm thấy nó rất là hữu ích.

Nếu bạn làm việc trong một nhóm từ xa như chúng tôi làm tại Buffer – một xu hướng kinh doanh ngày càng phổ biến, phân nửa thành viên trong nhóm của bạn (hoặc nhiều hơn) sẽ luôn làm việc trong khi bạn đang nghỉ ngơi. Nếu bạn muốn thực hiện công việc một cách chặt chẽ với các thành viên khác, bạn cần phải kiểm tra email trước khi bắt đầu ngày làm việc của mình, để đảm bảo rằng bạn nắm rõ các nhiệm vụ tiếp theo phải giải quyết, sao cho phù hợp với tất cả các thành viên trong nhóm nhằm tăng tiến độ làm việc, cũng như hiệu quả tối ưu trong công việc.

Còn bạn có những mẹo nào để làm việc thông minh hơn không?

(Nếu bạn thích bài viết này, hãy xem 10 phương pháp khoa học của Cooper để có được một cuộc sống dễ dàng hơn nhé.)

 

Danh sách kiểm tra để việc tuyển dụng nhân viên thành công

Bạn muốn tuyển dụng và thuê một lực lượng lao động vượt trội? Danh sách kiểm tra khi tuyển nhân viên này sẽ giúp bạn tổ chức hệ thống hóa quá trình tuyển dụng, liệu đó sẽ là người nhân viên đầu tiên của bạn hay là một trong số nhiều nhân viên mà bạn đang tuyển dụng. Danh sách kiểm tra này giúp bạn theo dõi các nỗ lực tuyển dụng của bạn.

Danh sách kiểm tra việc thuê nhân viên

Xác định nhu cầu về vị trí mới hoặc thay thế.

Suy nghĩ sáng tạo về việc làm thế nào để hoàn thành công việc mà không cần thêm nhân viên (cải tiến quy trình, loại bỏ công việc bạn không cần phải làm, chia công việc một cách khác nhau, vv).

Tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch tuyển dụng với nhà tuyển dụng, lãnh đạo nhân sự, người quản lý tuyển dụng và, có khả năng là một đồng nghiệp hoặc khách hàng nội bộ.

Phát triển và ưu tiên các yêu cầu quan trọng cần thiết cho vị trí và các bằng cấp, đặc điểm, tính cách và kinh nghiệm đặc biệt mà bạn tìm kiếm trong một ứng cử viên. (Những điều này sẽ hỗ trợ bộ phận Nhân sự của bạn viết quảng cáo phân loại, đăng công việc trực tuyến và trên trang web, và kết quả trước mắt là tiếp tục cho các cuộc phỏng vấn tiềm năng).

Với sự trợ giúp của bộ phận nhân sự, hãy phát triển mô tả công việc cho vị trí đó.

Xác định mức lương cho vị trí.

Quyết định xem bộ phận có đủ khả năng thuê nhân viên để đảm nhiệm vị trí đó hay không.

Đăng vị trí nội bộ trên bảng thông báo “Cơ hội việc làm” trong một tuần. Nếu bạn dự đoán việc tìm một ứng cử viên nội bộ đủ tiêu chuẩn cho vị trí đó gặp khó khăn, hãy để trạng thái tuyển dụng trong bài đăng mà bạn đang quảng cáo cho vị trí bên ngoài cùng một lúc.

Gửi email toàn công ty để thông báo cho nhân viên biết vị trí đã được đăng và bạn đang thuê nhân viên.

Tất cả nhân viên đều khuyến khích các ứng viên có năng lực, có trình độ, đa dạng để đăng ký làm ứng viên. (Nếu bạn là người giám sát tuyển dụng, hãy thể hiện sự lịch sự bằng cách để người giám sát hiện tại biết liệu bạn đang nói chuyện với các thành viên là nhân viên báo cáo của họ hay không.)

Các ứng cử viên nội bộ quan tâm điền vào đơn xin việc nội bộ.

Lập lịch phỏng vấn cho các ứng viên nội bộ với người giám sát tuyển dụng, người quản lý của người giám sát hoặc người phỏng vấn của vị trí đó và bộ phận nhân sự. (Trong mọi trường hợp, hãy nói với các ứng viên về thời gian mà bạn dự đoán quá trình phỏng vấn sẽ mất bao lâu)

Sắp xếp các cuộc phỏng vấn với người phỏng vấn một cách rõ ràng về vai trò của họ trong quá trình phỏng vấn. (Sự phù hợp về văn hoá, trình độ kỹ thuật, sự đáp ứng khách hàng và các kiến ​​thức khác nhau về những trách nhiệm sàng lọc mà bạn có thể muốn người phỏng vấn của bạn giả định).

Nếu không có ứng cử viên nội bộ nào được chọn cho vị trí này, hãy đảm bảo rằng bạn đã liên lạc rõ ràng với người nộp đơn rằng họ không được chọn.

Bất cứ khi nào có thể, cung cấp phản hồi sẽ giúp nhân viên tiếp tục phát triển kỹ năng và trình độ của họ. Sử dụng phản hồi này như một cơ hội để giúp nhân viên tiếp tục phát triển sự nghiệp của họ.

Nếu một ứng cử viên nội bộ được lựa chọn cho vị trí đó, hãy đưa ra một đề nghị việc làm bằng văn bản bao gồm mô tả công việc mới và mức lương.

Thống nhất về thời gian chuyển tiếp với người giám sát hiện tại của ứng cử viên nội bộ.

Nếu bạn đã tạo một cuộc tuyển dụng nội bộ khác, hãy bắt đầu lại.

Kết thúc tìm kiếm.

Nếu không có ứng viên nội bộ nào đủ điều kiện thích hợp, hãy mở rộng tìm kiếm cho những ứng cử viên bên ngoài nếu bạn không đăng quảng cáo vị trí cùng một lúc. Phát triển hồ sơ ứng viên đa dạng của bạn.

Truyền bá thông tin bằng phương pháp truyền miệng về vị trí sẵn có trong ngành của bạn với mạng lưới bạn bè và cộng sự của mỗi nhân viên.

Kết nối và đăng việc làm trên các trang mạng xã hội trực tuyến như Twitter và LinkedIn. Yêu cầu nhân viên của bạn công khai vị trí thông qua mạng lưới truyền thông xã hội trực tuyến của họ.

Đặt một quảng cáo phân loại trên báo với một phạm vi lan truyền sẽ tạo ra một hồ sơ ứng viên đa dạng.

Tuyển dụng trực tuyến. Đăng quảng cáo phân loại trên công việc và các trang web liên quan đến báo chí, bao gồm cả trang web của công ty.

Đăng các vị trí trên các trang web hiệp hội chuyên nghiệp.

Nói chuyện với các trung tâm nghề nghiệp đại học.

Liên hệ với cơ quan trợ giúp tạm thời.

Động não suy nghĩ các phương pháp tiềm năng khác để xác định vị trí mà các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho từng vị trí.

Thông qua nỗ lực tuyển dụng của bạn, bạn đã phát triển một nhóm các ứng cử viên. Mọi người đang đăng ký cho công việc mở của bạn. Cho dù bạn đã phát triển một tập hợp các ứng viên trước khi mở việc làm hoặc bạn đang tìm kiếm từ đầu, sự phát triển của một tập hợp đầy đủ điều kiện của các ứng cử viên là rất quan trọng.

Gửi bưu thiếp hoặc email cho mỗi người nộp đơn để xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ. (Nêu rõ rằng nếu ứng cử viên có vẻ phù hợp với vị trí so với các ứng viên khác của bạn, bạn sẽ liên hệ với họ để lên lịch phỏng vấn. Nếu không, bạn sẽ giữ hồ sơ của họ trong hồ sơ cho một năm trong trường hợp các cơ hội khác nảy sinh.)

Một khi bạn đã phát triển một số ứng viên cho vị trí, kiểm tra hồ sơ và/hoặc đơn xin việc có khác các tiêu chuẩn và tiêu chí yêu cầu. Lưu ý rằng tóm tắt lá thư giới thiệu có tầm quan trọng như kiểm tra.

Tạo một danh sách ngắn các ứng viên sau khi người quản lý tuyển dụng và nhân viên nhân sự xem xét các ứng cử viên mà họ đã nhận được cho một công việc cụ thể.

Ghi lại danh sách ngắn các ứng cử viên có bằng cấp có vẻ phù hợp với vị trí. Xác định các yêu cầu về mức lương của ứng viên, nếu không được nêu trong đơn xin theo yêu cầu.

Lập kế hoạch cho những ứng viên đủ tiêu chuẩn với mức lương cho phép, để phỏng vấn lần đầu với giám sát tuyển dụng và đại diện nhân sự, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Trong mọi trường hợp, hãy cho các ứng viên biết thời gian bạn dự đoán cho quá trình phỏng vấn.

Yêu cầu ứng viên điền đơn xin việc chính thức của bạn khi họ đến phỏng vấn.

Cung cấp cho ứng viên một bản sao của bản mô tả công việc để xem lại.

Tổ chức các cuộc phỏng vấn sàng lọc trong đó ứng viên được đánh giá và có cơ hội tìm hiểu về tổ chức của bạn và nhu cầu của bạn.

Điền vào mẫu Phiếu Đánh Giá của Ứng Viên cho mỗi ứng cử viên được phỏng vấn.

Gặp gỡ để xác định ứng viên nào (nếu có) mời lại cuộc phỏng vấn lần thứ hai.

Xác định những người thích hợp tham gia vào vòng phỏng vấn thứ hai. Điều này có thể bao gồm các đồng nghiệp tiềm năng, khách hàng, giám sát tuyển dụng, người quản lý giám sát tuyển dụng và nhân sự. Chỉ bao gồm những người sẽ ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.

Lập lịch phỏng vấn bổ sung.

Tổ chức vòng phỏng vấn thứ hai với từng người phỏng vấn đã hiểu rõ ràng về vai trò của họ trong quá trình phỏng vấn. (Văn hoá phù hợp, trình độ kỹ thuật, đáp ứng của khách hàng và kiến ​​thức là một số trong những trách nhiệm sàng lọc bạn có thể muốn người phỏng vấn của bạn giả định).

Các ứng cử viên tham gia vào bất kỳ bài kiểm tra nào mà bạn yêu cầu cho vị trí.

Phỏng vấn viên điền vào phiếu đánh giá ứng viên.

Nhân sự kiểm tra những người tham dự vào vòng cuối “(những người mà bạn đang cân nhắc cung cấp cho vị trí) thông tin, người tham khảo và các bằng cấp và chứng chỉ đủ tiêu chuẩn khác.

Bất cứ ai đã tuyên bố trình độ không trung thực hoặc người không vượt qua được kiểm tra thì sẽ bị loại như là một ứng cử viên.

Thông qua toàn bộ quá trình phỏng vấn, nhân sự, và các nhà quản lý, nếu muốn, hãy giữ liên lạc với những ứng viên có trình độ cao nhất qua điện thoại và email.

Đạt được sự đồng thuận về việc liệu tổ chức đã chọn lựa bất kỳ ứng cử viên nào hay chưa (thông qua thảo luận không chính thức, cuộc họp thảo luận chính thức, nhân viên nhân sự làm việc với người phỏng vấn, các mẫu xếp hạng ứng cử viên, v.v …). Nếu có sự bất đồng xảy ra, người quản lý giám sát nên đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu không có ứng viên nào vượt trội, bắt đầu lại để xem lại hồ sơ ứng viên của bạn và xây dựng lại tập hợp hồ sơ nếu cần.

Nhân sự và giám sát tuyển dụng đồng ý với đề xuất của ứng cử viên, với sự đồng thuận của người quản lý giám sát và ngân sách của phòng ban.

Thảo luận không chính thức với ứng viên về việc liệu họ có quan tâm đến công việc với mức lương đề nghị và điều kiện đã nêu. Đảm bảo ứng viên đồng ý rằng họ sẽ tham gia vào cuộc kiểm tra khái quát, kiểm tra sức khoẻ và ký một Thỏa thuận không có tính cạnh tranh hoặc Thỏa thuận Bảo mật, tùy thuộc vào vị trí.

(Bản thoả thuận nên được ký vào đơn xin việc trước đó.) Nếu đã có, hãy tiếp tục với một thư mời. Bạn cũng có thể làm bản đề nghị công việc tùy thuộc vào những bài kiểm tra riêng.

Nếu không, hãy xác định xem liệu các yếu tố có thể thương thuyết sẽ đưa tổ chức và ứng cử viên vào một thỏa thuận. Một cuộc đàm phán hợp lý được mong đợi; Một ứng cử viên hay lặp lại việc đưa ra các yêu cầu với công ty nhiều hơn mỗi lần không phải là một ứng cử viên mà công ty muốn thuê.

Nếu cuộc đàm phán không chính thức khiến tổ chức tin tưởng rằng ứng cử viên có thể phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị một văn bản thư đề nghị từ người giám sát đề nghị vị trí, các phát biểu và chính thức hóa mức lương, báo cáo quan hệ, giám sát các mối quan hệ, và bất kỳ lợi ích hoặc cam kết nào đã đàm phán hoặc công ty đã hứa.

Thư mời, bản mô tả công việc và Hợp đồng Không cạnh tranh hoặc Thoả thuận Bảo mật được cung cấp cho ứng viên.

Ứng cử viên ký vào hồ sơ mời thầu để chấp nhận công việc hoặc từ chối vị trí.

Nếu có, hãy sắp xếp ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới.

Nếu không, hãy bắt đầu lại để xem lại hồ sơ ứng viên của bạn và xây dựng lại một tập hợp nếu cần.

Cuối cùng, sắp xếp một ngày khác cho việc hướng dẫn nhân viên mới hoặc những ai đang tham gia và hơn thế nữa

 

Sự can đảm của bản thân và cách giải quyết xung đột tại nơi làm việc

Việc luyện tập tính can đảm cho bản thân là điều cần thiết nếu bạn thực sự muốn giải quyết những xung đột trong công việc. Điều này sẽ giúp bạn tránh đi các cuộc xung đột khi cần hay từ chối đối mặt với những điều không vui một cách dễ dàng và an toàn hơn. Thật không may là những xung đột chưa được giải quyết lại có xu hướng leo thang. Nó không bao giờ thực sự biến mất bởi vì lúc nào cũng sẵn sàng để bùng phát

Hãy nghĩ đến việc nước đang tiến đến thời điểm sôi. Nó thỉnh thoảng nổi lên trong nồi và cuối cùng là đạt đến nhiệt độ sôi.

Tại thời điểm đó, bong bóng nước đã lăn đầy, và hiển nhiên là khi nhìn từ bề mặt, nước được nhận biết là đã đạt đến thời điểm sôi.

Những cuộc xung đột cũng tương tự như vậy. Nước trông có vẻ bình lặng, nhưng mỗi lần trong một thời điểm, thường là vào những thời khắc tồi tệ nhất, các bong bóng xung đột lại nổi lên mặt nước một lần nữa. Mâu thuẫn chưa được giải quyết không hề biến mất; xung đột chưa được giải quyết có thể biến thành một nồi nước sôi hoàn toàn bất cứ lúc nào.

Nhiều người sợ giải quyết xung đột. Họ cảm thấy bị đe dọa bởi nó, vì họ không thể có được những gì họ muốn nếu bên kia nhận được những gì họ muốn. Ngay cả trong hoàn cảnh tốt nhất, việc giải quyết những cuộc xung đột cũng không hề dễ dàng bởi vì mọi người thường không có kỹ năng quản lý mâu thuẫn. Cuối cùng, mọi người có thể bị tổn thương trong một cuộc xung đột, và trong công việc, họ vẫn phải tiếp tục làm việc hiệu quả cùng nhau mỗi ngày.

Lợi ích của việc giải quyết xung đột

Ngày nay, việc giải quyết các cuộc xung đột tại nơi làm việc ngày càng trở nên quan trọng nhưng đồng thời cũng gặp nhiều chướng ngại hơn. Môi trường làm việc theo từng đội nhóm hay theo từng phòng ban khiến cho các mâu thuẫn giữa các thành viên ngày càng xảy ra nhiều hơn vì mỗi cá nhân đều có những ý kiến riêng của bản thân mình và khó có thể hoà hợp hoàn toàn với các cá nhân khác, tuy nhiên, họ lại bị buộc phải làm việc cùng với nhau.

Nâng cao môi trường làm việc, nơi mà lâu nay sự tin tưởng được trao hoàn toàn cho quản lý, người giải quyết xung đột và đưa ra quyết định, điều này dẫn đến việc các đồng nghiệp bị đẩy vào các cuộc xung đột thường xuyên hơn vì họ phải tự giải quyết các vấn đề. Giải quyết các xung đột cũng:

Giúp cho mọi người lắng nghe và xem xét các ý tưởng khác nhau.

Cho phép mọi người tăng những lựa chọn khác và các khả năng tiềm năng của họ.

Gia tăng sự tham gia hợp tác và có nhiều quyền sở hữu và cam kết với các quyết định và mục tiêu của nhóm hoặc cá nhân.

Mục tiêu của nhân viên hay đội ngũ không phải là để loại trừ xung đột mà là để tìm hiểu làm thế nào để quản lý xung đột có tính xây dựng.

Giờ đây, bạn đã nhận ra việc giải quyết xung đột quan trọng hơn là tìm những lý do tại sao mọi người tránh xung đột. Dưới đây là những lời khuyên để giúp bạn luyện tập một cách ít đáng sợ, ít đe dọa, hiệu quả hơn và giải quyết xung đột thành công với một cá nhân hoặc một đội.

Giải quyết xung đột

Tạo ra một môi trường thuận lợi để giải quyết xung đột thành công. Thiết lập sự riêng tư yên tĩnh hiệu quả nhất để làm việc. Đồng ý trước khi ngồi chung với nhau rằng mục đích của cuộc họp là giải quyết mâu thuẫn. Khi bạn thực hiện thỏa thuận này, tất cả các bên đều được chuẩn bị.

Xác định kết quả bạn muốn xem là kết quả của cuộc thảo luận. Một mối quan hệ làm việc tốt hơn? Một giải pháp tốt hơn cho vấn đề này? Tăng thêm lựa chọn cho các dự án thành công? Sự hiểu biết sâu rộng về nhu cầu và mong muốn của mỗi người? Các giải pháp và kết quả có chiều sâu là không giới hạn nếu bạn là người sáng tạo.

Bắt đầu bằng cách cho phép mỗi bên thể hiện quan điểm của họ. Mục đích của việc trao đổi là để đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ quan điểm của bên còn lại. Đảm bảo mỗi bên gắn kết ý kiến ​​của họ với dữ kiện hiệu suất thực và các sự việc khác, nếu có thể. Đây không phải là thời điểm để thảo luận; đây là lúc để đặt câu hỏi, làm rõ những quan điểm để hiểu rõ hơn và thực sự lắng nghe quan điểm của người kia.

Đồng ý về sự khác biệt trong quan điểm. Bạn phải đồng ý với nhau để bắt đầu tìm kiếm một giải pháp về vấn đề đó. Thường thì vấn đề chỉ đơn giản là hiểu lầm. Làm rõ thì có thể chấm dứt nhu cầu cho việc giải quyết xung đột. Cố gắng tập trung vào các vấn đề chứ không phải đặc điểm của những người tham gia. Đừng nói với người khác chẳng hạn như, “Bạn luôn luôn …”

Tìm ra và thảo luận các giải pháp tiềm năng và các lựa chọn thay thế. Cố gắng tập trung vào nhu cầu cá nhân và của bên còn lại. Rốt cuộc, nếu một bên thắng, điều đó có nghĩa là bên kia thua. Những người cảm thấy như thể họ đã thua, không phải là những đồng nghiệp hiệu quả.

Họ chứa đựng sự oán giận và thậm chí có thể phá hoại dự án hoặc mối quan hệ của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn đã thảo luận về các khả năng tích cực và tiêu cực của từng đề xuất trước khi bạn từ chối bất kỳ giải pháp được đề xuất. Xây dựng một cuộc thảo luận tích cực và mạnh mẽ cho tất cả các bên.

Thống nhất về một kế hoạch đáp ứng được nhu cầu của tất cả các bên và tổ chức. Đồng ý với các bước tiếp theo nếu cần thiết để làm cho kế hoạch hoạt động. Đồng ý với những gì mỗi người sẽ làm để giải quyết xung đột. Đặt mục tiêu rõ ràng và biết cách dự liệu thành công như thế nào.

Hãy làm những gì bạn đồng ý làm

Việc có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc giải quyết xung đột, sẽ giúp bạn giải quyết xung đột dễ dàng hơn. Đó là một kết quả tích cực tại nơi làm việc. Nó sẽ thúc đẩy nhiều tầng ý tưởng, giúp mọi người hoà nhập, giảm thiểu các hành vi tiêu cực và thúc đẩy sự thành công của tất cả mọi người trong việc đặt tất cả sự chú ý của họ vào khách hàng.