Làm thế nào để đạt kết quả tốt nhất từ các hoạt động xây dựng nhóm của bạn

Có những thời điểm trong quá trình làm việc, tham gia vào việc xây dựng hoạt động nhóm tập thể khiến bạn từng tự hỏi rằng “Vấn đề là gì?” Có lẽ đó là một hoạt động nhóm vô ích mà mọi người đều thầm cười nhạo. Hoặc, có thể đó là một việc không mấy quan trọng đối với các đồng nghiệp, tuy vui vẻ, nhưng không làm thay đổi cách mọi người tương tác tại nơi làm việc.

Các hoạt động xây dựng nhóm thực thụ không diễn ra theo hướng này. Nó có thể cải thiện năng suất và hiệu quả của đội. Điều quan trọng là tiếp cận đội ngũ xây dựng chiến lược. Để làm điều đó, bạn phải biết ý nghĩa của việc xây dựng đội nhóm và làm thế nào để đánh giá hiệu suất của nó.

Ý nghĩa của việc Xây dựng Đội nhóm

 Điều này sẽ trở nên tốt đẹp nếu việc xây dựng một đội ngũ có năng suất và hiệu quả không đòi hỏi gì ngoài việc thuê nhân viên có tay nghề với cá tính thoải mái. Thật không may, các nhóm không làm việc theo cách đó. Giống như bất kỳ những mối quan hệ tốt đẹp khác, các mối quan hệ đội nhóm cần sự suy nghĩ, nỗ lực và thỏa hiệp. Mỗi người đều có cách làm việc riêng, sở thích riêng, giá trị riêng của họ, điểm mạnh và điểm yếu của họ. Một thành viên của nhóm có thể đánh giá thời hạn và thích công việc được thực hiện theo cách sắp xếp của riêng mình. Một người khác có thể đánh giá chất lượng qua tốc độ và thích dành thêm thời gian để chắc chắn mọi thứ không sai. Nếu những khác biệt này không được thừa nhận và giải quyết, xung đột và thất vọng chắc chắn sẽ xảy ra.

Mục đích của việc xây dựng đội ngũ là để mọi người cùng làm việc với nhau. Cụ thể hơn là việc xây dựng đội ngũ dạy cho các thành viên của nhóm về nhau để sự khác biệt của họ làm cơ sở cho sự hợp tác và đổi mới thay vì xung đột và thất vọng. Không nên có các sự kiện tập thể quá hình thức hay khuôn khổ, nhưng các hoạt động có luật lệ hơn sẽ giúp bạn sắp xếp phù hợp với mục tiêu của mình.

Hiểu được hoạt động nào tốt nhất cho nhóm của bạn

 Khi bạn lên kế hoạch cho một hoạt động xây dựng đội nhóm, trước hết hãy lưu ý đến những người có liên quan. Bạn sẽ muốn họ tham gia vào một nhiệm vụ nhằm đưa ra sở thích, thói quen, giá trị và điểm mạnh của họ. Các đội có tiền chi tiêu có thể tham gia vào một số trò chơi được tổ chức chuyên nghiệp, trong đó các hành vi của mọi người đều được quan sát, nhưng không cần phải tốn kém, thiết lập tinh vi để xem và đánh giá hoạt động đội. Bạn có thể mời họ thiết kế một poster vui vẻ, có tính thông tin về đội của họ, thảo luận về loại hình chuyên quyền nào sẽ có lợi nhất cho công việc của họ, lên kế hoạch cho môt chuyến đi 10 phút tại nơi làm việc của bạn hoặc cùng nhau xem cách ứng xử với một khách hàng khó chịu.

Tuy nhiên, điều quan trọng là hoạt động đó không phải là một phần công việc của họ. Nhân viên làm việc cần tập trung vào công việc và làm việc một cách hiệu quả, chứ không phải để làm quen với nhau. Công việc cần có mục đích riêng. Tự xử lý công việc như một bài tập xây dựng đội nhóm cũng giống như việc thực hiện một buổi biểu diễn như thể đó là buổi diễn tập.

Cung cấp Mục đích cho các Hoạt động Xây dựng Nhóm của bạn

Khi các thành viên của nhóm tham gia vào một nhiệm vụ xây dựng nhóm, hãy chú ý đến hành vi của mỗi người. Có những khác biệt gì đang diễn ra? Ai đã cố gắng để làm tất cả các công việc mình? Có ai để ý đến thời gian còn lại để hoàn thành nhiệm vụ không? Có ai ủy thác không? Có ai đưa ra phản đối những gì đã được đề xuất hay những gì đang được thực hiện?

Khi nhiệm vụ được hoàn tất, tất cả các bạn sẽ thấy những cách khác nhau mà mỗi người hành xử. Bây giờ là lúc để thảo luận về những khác biệt đó. Yêu cầu mỗi thành viên của nhóm giải thích tại sao họ đã làm những gì họ làm. Sau đó hỏi họ những gì họ đã học được về nhau. Cuối cùng, cho họ thảo luận cách thức mà sự khác biệt của họ có thể có lợi hoặc có hại cho công việc của họ như một nhóm.

Sau khi bạn đã nói chuyện qua các hành vi của họ và các thành viên trong nhóm của bạn đã hiểu rõ hơn về nhau, có thể đã là lúc để thực hiện một số thay đổi dựa trên những gì bạn đã học. Hãy nói rằng có vài người đã tự quan sát để theo dõi sự tiến bộ của đội theo thời gian. Người này có thể đã sử dụng kỹ năng quản lý dự án chưa được tận dụng. Có lẽ họ sẽ rất giỏi trong việc giữ đội theo đúng kế hoạch. Hoặc có thể giả sử rằng một thành viên trong nhóm đã có những suy nghĩ sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn không nghĩ là nó tồn tại, có lẽ là vì nhiệm vụ công việc của họ thường không yêu cầu những kỹ năng đó. Xem xét những kỹ năng đó có thể được sử dụng như thế nào trong đội.

Việc xây dựng đội ngũ tốt nhất không đến từ trên cao. Nếu bạn cố gắng áp dụng các luồng công việc mới vào một nhóm đòi hỏi họ hợp tác hơn, sẽ dẫn đến việc các thành viên trong nhóm không muốn cộng tác nhiều hơn, bạn sẽ bị đẩy lùi và có thể làm cho nhóm hoạt động kém hơn. Việc buộc phải làm việc cùng nhau nhiều hơn, họ sẽ tranh luận nhiều hơn về cách họ muốn làm việc.

Một cách đã được chứng minh để thu hút nhân viên trong việc xây dựng đội ngũ đó là giao cho họ phụ trách. Hãy để họ lên kế hoạch cho các hoạt động xây dựng nhóm của họ và quyết định cách nào tốt nhất để kết hợp những gì họ học vào quy trình làm việc của họ. Cung cấp cho họ sự tự do sáng tạo và xây dựng lẫn nhau. Tin tưởng vào họ và khuyến khích họ tin tưởng lẫn nhau. Tóm lại, xây dựng đội ngũ phải là một nỗ lực của nhóm.

Đánh giá thành công

Bất kỳ nỗ lực xây dựng nhóm nào cũng đòi hỏi thời gian và nguồn lực. Nói cách khác, bạn đang trả tiền cho nó. Do đó bạn nên xác định xem những nỗ lực đó có đáng giá hay không. Một cảm giác mơ hồ của việc cải tiến là không đủ – đặc biệt là không nếu kết quả của việc xây dựng đội có thể đo được. Trước, trong và sau các hoạt động xây dựng nhóm, bạn nên ghi chép và phân tích các chỉ số liên quan đến tính hiệu quả của nhóm và năng suất. Đội đã đạt được mục đích của nó? Xem các chỉ số hiệu suất chính có ý nghĩa cho nhóm của bạn. Năng xuất, tinh thần, và duy trì là con số tốt để kiểm tra. Phải xác định chắc chắn rằng liệu nhóm có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn trong thời gian ít hơn.